Корпоративные порталы

Корпоративный портал - это единая информационная среда, которая предоставляет пользователям (сотрудникам, партнерам или клиентам компании) доступ к необходимым данным, службам и сервисам через web-интерфейс. Благодаря возможности консолидации в одном месте больших объемов информации из различных источников корпоративные порталы являются удобным и эффективным инструментом для организации групповой работы сотрудников, повышения лояльности клиентов и партнеров.

Ресурс по SharePoint

• Возможность поиска информации по разрозненным источникам хранения (сетевым папкам, почтовым базам данных, сайтам, базам данных бизнес-приложений и т.д.);
• Автоматизация рутинных процедур: согласование договоров, прием и увольнение персонала, техническая поддержка сотрудников и т.п.;
• Автоматизация отдельных процессов взаимодействия с партнерами и клиентами компании;
• Повышение эффективности принятия управленческих решений благодаря встроенным инструментам бизнес-аналитики;
• Повышение информационной безопасности компании за счет разграничения доступа в соответствии с правами пользователей;
• Сокращение издержек компании за счет оптимизации информационной структуры компании.

При создании корпоративных порталов компания «Verysell Проекты» предлагает следующие услуги:

• Аудит потребностей заказчика и существующей инфраструктуры;
• Проектирование структуры и архитектуры корпоративного портала;
• Развертывание корпоративного портала;
• Интеграция портала с существующими приложениями;
• Настройка функционала корпоративного портала, исходя из потребностей заказчика;
• Миграция с более ранних версий SharePoint;
• Обучение сотрудников;
• Сервисное обслуживание корпоративного портала.

В зависимости от размера компании и требований заказчика специалисты «Verysell Проекты» подберут оптимальную конфигурацию решения, от базовой модификации до комплексного инструмента управления корпоративной информацией.

Решение реализуется на базе платформы Microsoft Office SharePoint Server, которая идеально интегрируется с другими офисными приложениями производителя, что позволяет использовать возможности корпоративного портала с максимальной отдачей. Компания «Verysell Проекты» является золотым партнером (Gold Certified Partner) корпорации Microsoft и предлагает заказчикам оптимальные условия приобретения этого продукта. Компетенция Information Worker Solutions подтверждает высокий уровень квалификации специалистов компании по разработке портальных решений.

Более подробно о решении

Время и информация нередко становятся дефицитными ресурсами при принятии значимых для бизнеса решений. Единая комплексная платформа позволяет организовать совместную работу сотрудников и обеспечить им оперативный доступ к необходимым данным в любое время и в любом месте. Благодаря Microsoft SharePoint, купить которую может практически любая компания независимо от размеров ИТ-бюджета, сотрудники имеют возможность своевременно находить нужную информацию, принимать обоснованные и объективные решения, координировать свои действия, согласовывать документы и многое другое.

Решив купить эту платформу, компания получает целый комплекс инструментов для повышения эффективности работы каждого отдельного сотрудника и организации в целом:

• корпоративный портал;
• средства совместной работы сотрудников;
• быстрый поиск информации, распределенной по различным источникам;
• управление корпоративными данными;
• средства автоматизации бизнес-процессов;
• инструменты бизнес-аналитики.

Корпоративный портал
Одна из базовых функций Microsoft Office SharePoint Server. Функция позволяет консолидировать корпоративные ресурсы из разных источников и предоставить сотрудникам единую точку доступа к накопленной в компании информации.

Программный продукт содержит готовые шаблоны узлов порталов, веб-узел, сводный портал, способствующие построению гибкой, легко настраиваемой структуры корпоративной сети.

Средства платформы позволяют объединять сотрудников в группы по навыкам, решаемым задачам, интересам, должностям, статусам. В результате появляется возможность разграничить доступ к информационным ресурсам портала (библиотекам документов, спискам контактов, ссылкам переходов и т.д.) согласно принадлежности пользователя к той или иной группе. Такое распределение позволяет быстро рассылать объявления и предоставлять сведения только сотрудникам, входящим в целевую аудиторию. На основе разделения ролей Microsoft SharePoint Portal обеспечивает и безопасность корпоративной информации. Сведения, выложенные на корпоративном портале, могут быть доступны не только сотрудникам, но и партнерам или клиентам в соответствии с их ролями.

Встроенные средства позволяют создавать личный узел пользователя «Мой узел», в котором консолидируется и хранится необходимая для него информация, ссылки, контакты, записи календаря, перечень задач и т.д., и который является источником таких сведений, как роли пользователя, список групп, в которые он входит, документы, над которыми он работает и т.д. Партнеры и клиенты компании также могут использовать возможности личного узла пользователя Microsoft SharePoint Server. Смарт-теги присутствия показывают наличие необходимого пользователя в сети, а также доступность его для участия в совещаниях или обсуждениях.

Таким образом, все это позволяет экономить время и силы сотрудников, обеспечивать их более высокую производительность. В настоящее время создание подобных порталов становится нормой, особенно в среднем и крупном бизнесе.

Совместная работа 
Благодаря приложению Microsoft SharePoint Services корпоративный портал предоставляет пользователям общее рабочее пространство (необходимые информационные ресурсы, контакты, приложения, ссылки) и инструменты для совместной разработки документов, планов, отчетов, сводных ведомостей и т.д., обеспечивает общий доступ к календарям, синхронизированным с Office Outlook 2007, и спискам задач. Таким образом, сотрудники получают условия для совместного планирования, координирования действий, отслеживания выполняемых проектов.

Приложение поддерживает шаблоны вики-узлов и блогов, благодаря чему быстро и легко создаются среды для обсуждения идей, обмена мыслями, принятия единых решений, а также для сбора необходимой информации. Технология  обеспечивает интеграцию узлов портала с электронной почтой.

Microsoft SharePoint Portal и службы
Технологии, реализованные в платформе, обеспечивают удобный функционал для организации и осуществления совместной работы сотрудников предприятия. Компоненты тесно интегрированы с приложениями пакета Office, тем самым, предоставляя пользователям знакомый интерфейс и инструментарий работы, но расширяя спектр их возможностей.

Благодаря службам вся информация, в упрощенном формате доступна через мобильные устройства. Это позволяет сотрудникам, находящимся в разъездах, быть в курсе ключевых событий, оперативно получать необходимые сведения, связываться с требуемыми людьми и т.д. С помощью Windows SharePoint Services  сотрудники компании могут работать с документами, элементами списков (календарей, задач, контактов) в автономном режиме, после чего в интерактивном режиме синхронизировать данные. Автоматическое обновление документов и списков позволяет пользователям контролировать бизнес-процессы в реальном времени, оперативно получать информацию и сведения в актуальном состоянии.

Интеграция с Microsoft Office Exchange  дает компаниям возможность использовать управляемые папки электронной почты Exchange  для отправки сообщений на узел портала.

Средства поиска
Поисковые возможности Microsoft SharePoint  включают поиск документов и файлов, а также людей и бизнес-данных. Изначально источниками поиска являются файловые ресурсы, веб-узлы, узлы порталов, общие папки Exchange, базы данных Lotus Notes, а в дальнейшем можно настроить поиск нужных файлов и в других хранилищах.

Поисковая система позволяет среди большого объема информации находить документы, соответствующие определенным критериям поиска: ключевое слово или фраза, расширение файла, источник и т.д. Пользователь может при необходимости сужать или расширять критерии поиска, определять зону поиска и многое другое.

MS SharePoint  позволяет выполнять поиск сотрудников по имени, должности, реализуемым  проектам, а также необходимым навыкам, в том числе пользователей, входящих в определенную группу и т.д.

Изначально функционал  предполагает возможность поиска необходимых сведений в корпоративных бизнес-приложениях организации SAP, Siebel, но при необходимости можно подключить любое другое приложение, включая «самописное». Индексирование данных существенно ускоряет процесс поиска.

Возможности по управлению корпоративной информацией
Управление выложенными в Microsoft SharePoint Portal документами включает возможности создания общего хранилища корпоративной информации, локализованного извлечения документов для редактирования, отслеживания состояния основной и вспомогательной версий, а также поддержки разных типов содержимого, аудита изменений документов во времени, настройки политик доступа к документам и т.д. Стандартные шаблоны узла управления документами позволяют быстро создавать необходимые библиотеки документов, записей и т.д.

Интеграция компонентов с приложениями выпуска MS Office  позволяет пользователям при работе с программами пакета Office  осуществлять инициацию и проведение рабочих процессов, обновлять свойства документов на сервере, сравнивать версии серверных документов, вставлять штрих-коды и метки на этих документах и т.д.  Также службы делают возможным создание веб-страниц из документов, подготовленных в других программах пакета MS Office . Пользователи могут создавать и редактировать содержимое веб-страниц через встроенный текстовый редактор с помощью обозревателя.

Встроенные средства управления записями позволяют осуществлять контроль юридически значимых записей, их защиту от уничтожения или изменения, архивирование необходимых данных, а также устанавливать срок действия записи, в течение которого она может быть юридически или организационно значимой и востребованной, и определять судьбу документа по истечении его срока действия.

Как уже говорилось ранее, Microsoft SharePoint Server  имеет службу управления правами на доступ к информации (IRM), которая позволяет ограничивать доступ к данным на основании ролевых полномочий пользователя. Этой же службой устанавливается перечень возможных операций над документом и приложений, в которых этот документ может быть использован.

В платформу также включены различные средства управления веб-контентом. Встроенные шаблоны узлов, макеты страниц и другие инструменты позволяют быстро создавать, развертывать и управлять веб-страницами, организовать процесс самостоятельной публикации сведений авторами, редактировать изложенное, а также настроить отображение содержимого для конечных пользователей.

Возможности по автоматизации документооборота и бизнес-процессов
Средства платформы позволяют полностью автоматизировать жизненный цикл корпоративной документации и организовать систему электронного документооборота предприятия. Благодаря возможностям Microsoft SharePoint компания может автоматизировать следующие рутинные процедуры по обработке документов: утверждение, рецензирование, архивирование, перевод.

Инструментарий можно использовать для адаптации рабочих процессов к конкретным требованиям предприятия, а также он позволяет создавать собственные приложения на основе имеющихся шаблонов.

Интеграция с Microsoft Office InfoPath  позволяет пользователям разрабатывать электронные формы заполнения документов с поддержкой их работы в веб-обозревателе. Таким образом, создаются условия для сбора и консолидации структурированной информации из разных источников. Заполненные формы проходят установленный маршрут движения с контролем обработки изложенных данных. Формы, созданные в  Microsoft Office InfoPath 2007, можно распространить за пределы действия корпоративной интрасети.

Аналитические инструменты
Важной составляющей является возможность использования средств Microsoft Office Excel 2007, Siebel и других приложений для проведения расчетов и анализа бизнес-процессов, в том числе наглядного представления полученных результатов. Система позволяет объединять бизнес-данные из различных источников и получать общую картину состояния дел. С помощью цифровых панелей Microsoft Office SharePoint  уполномоченный сотрудник получает быстрый доступ к аналитическим данным, ключевым показателям производительности. Доступ к этой информации также может производиться с мобильных устройств. Таким образом, руководители имеют возможность контролировать бизнес-процессы, а также принимать на основании аналитической информации обоснованные решения, планировать стратегию дальнейшей деятельности, распределять финансовые средства, готовить отчеты и т.д.

Инструменты также можно использовать для создания приложений, обеспечивающих более эффективный и объективный анализ данных.

Компании, планирующие купить платформу, приобретут гибкое и хорошо масштабируемое решение. Заказчику не обязательно единовременно внедрять всю полноту функционала, начать можно с некоего минимума, например, с корпоративного портала. По мере необходимости и возможности функционал платформы можно наращивать, интегрировать ее с большим количеством корпоративных систем.

Таким образом, Microsoft SharePoint содержит средства, способствующие росту динамики бизнес-процессов и рационализации сил сотрудников, поэтому компании, которые захотят  купить эту платформу и внедрить её, одновременно позаботятся о создании условий для совершенствования своей деятельности в будущем.